Dizer não a um pedido pode ser uma coisa difícil, especialmente quando a pessoa que faz o pedido é seu chefe. Mesmo se você tentar o seu melhor para fazer tudo o que o chefe pede, há momentos em que você não pode e tem que dizer não. 

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Preparando sua resposta 

Anote uma lista de motivos pelos quais você não pode concluir a solicitação 

Se o seu chefe pediu que você fizesse algum trabalho extra ou concluísse uma tarefa para a qual você não tem tempo ou que está além da descrição do trabalho, pode ser útil anotar uma lista de motivos pelos quais você precisa dizer não. para a tarefa. Calma e racionalmente debater o problema e organizar essas anotações. Eles ajudarão você a preparar sua resposta para seu chefe. 

• Pode haver razões simples pelas quais você não pode realizar uma tarefa, como compromissos com creches ou horário de férias reservado. 
• Se você não tiver certeza se a tarefa é apropriada para você, verifique a descrição do seu trabalho.
• Se você já tem uma carga de trabalho pesada e não pode mais assumir, precisa pensar cuidadosamente sobre como abordar isso. 

Analise suas prioridades de trabalho 

Se o seu horário de trabalho é o problema e você simplesmente não acredita que pode assumir as tarefas extras, reserve algum tempo para analisar completamente suas prioridades. Pese a nova tarefa em relação aos outros e avalie se você pode mudar o trabalho existente. Basta dizer “Eu não tenho tempo” poderia levar o seu chefe a questionar sua eficácia e eficiência, por isso, se o tempo é o problema que você precisa para demonstrar que você pode priorizar tarefas e concluí-las em tempo hábil.  

• Elabore uma lista de suas tarefas e ordene-as por prioridade e prazo. 
• Faça um esboço de quanto tempo cada um deles levará e determine se há alguma chance de que você possa concluir a nova tarefa também. 
• Faça um documento claro e claro que você possa usar quando conversar com seu chefe. 
• Esta é uma maneira de “mostrar” ao seu chefe que você não pode fazer o que eles pedem, ao invés de “contar”.  

Coloque-se no lugar do seu chefe 

Antes de abordar seu chefe, é importante que você reserve um tempo para se colocar no lugar dela e entendê-la e às prioridades da empresa. Entender suas motivações ajudará você a formular melhor sua resposta. Se você não está fazendo uma determinada tarefa é susceptível de custar a empresa significativa renda, então você vai precisar de um argumento muito persuasivo e uma alternativa que significa que a empresa não perde essa receita. 

• Se você quiser reprogramar uma reunião apenas devido a um compromisso anterior, pense em como esse reagendamento afetará seu chefe.  
• Ter tempo para se colocar no lugar dela ajudará você a antecipar como ela responderá a você. 

Considere o tom a ser usado 

É crucial que você tenha o tom e a linguagem corretos para dizer não sem dizer não. Lembre-se de que é essencial que você use linguagem neutra em todos os momentos e evite personalizar a situação. Isso significa não fazer isso com você ou seu chefe, ou o relacionamento que você tem, seja bom ou ruim. Sempre consulte a empresa e como alcançar o melhor resultado para o negócio.  

• Diga algo neutro e objetivo como: “Se eu fosse concluir essa tarefa, não teria tempo de terminar o relatório principal esta semana”. 
• Evite respostas subjetivas e pessoais. Não diga “não posso fazer isso, é demais para mim”. 

Como se Aproximar do seu chefe 

Encontre um horário conveniente para o seu chefe 

Antes de abordar seu chefe para conversar, você deve determinar um horário conveniente para ela. Você definitivamente não quer pegá-la em um momento estressado ou ocupado. Você provavelmente terá uma boa ideia de seus padrões de trabalho, mas verifique seu diário no seu computador, se possível. Dependendo da cultura e das práticas de trabalho em seu escritório, você deve perguntar se ela tem alguns minutos de sobra para discutir alguma coisa. 

• Ter a conversa em privado, se a sua situação de trabalho permite que você tenha um momento a sós com seu chefe. 
• Tenha em mente suas pressões diárias e estilo de trabalho. Se ela for uma pessoa matutina, tente falar com ela antes do almoço. 
• Se você sabe que ela é a primeira a chegar, você pode chegar cedo para pegá-la antes que os outros cheguem. 

Ser conciso 

Quando você fala com seu chefe, é importante que você chegue ao ponto rapidamente e não contorne a questão. Você precisa ter certeza de que está dizendo exatamente o que quer dizer de maneira clara e concisa. Não gaste muito tempo dançando em torno dele, pois seu chefe pensará que você está desperdiçando seu tempo e perderá simpatia por você. 

• Evite dizer “sim, mas …” como seu chefe pode apenas aqui o “sim” e pensar que você poderia fazer essa tarefa, se você fosse mais organizado.  
• Em vez de usar palavras negativas como “mas”, tente usar outras mais positivas. 
• Por exemplo, em vez de dizer “Eu sei que você me pediu para fazer este relatório, mas eu tenho muito outro trabalho”, tente algo como “Eu tenho uma ideia sobre como reorganizar a carga de trabalho neste projeto”. 

Explique-se 

É absolutamente crucial que você explique seu raciocínio com clareza e eficácia. Se você não puder fazer um argumento sólido, seu chefe provavelmente não entenderá por que você não pode concluir a tarefa. Por exemplo, se você foi solicitado a fazer algo que está bem fora de sua descrição de trabalho, você deve deixar isso claro e estar preparado para consultar sua descrição de trabalho, se necessário. Não ande acenando para a descrição do trabalho, mas esteja preparado para se referir a ela. 

• • Se o tempo é o problema, você precisa de razões tangíveis e indiscutíveis por que você não pode fazer a tarefa que lhe foi atribuída. 
  • Consulte o outro trabalho que você está fazendo que tem prioridade. Diga algo como: “Eu tenho um prazo para o relatório da primavera na próxima semana, então essa outra tarefa me afastaria disso”.  
  • Tente enfatizar como o seu chefe reatribuindo a tarefa a outra pessoa irá beneficiá-la e à empresa, destacando o trabalho que você estará fazendo e que é mais importante.  
  • Explique-se firme e diretamente, mas nunca de maneira conflituosa ou emocional. 

Não deixe muito tempo 

Se você souber rapidamente que não conseguirá concluir uma determinada tarefa, ou se ela for inadequada para você, não espere muito antes de agendar uma conversa com seu chefe. Se você deixá-lo, ele só vai tornar mais difícil para reorganizar o trabalho e ainda fazê-lo em tempo hábil. Se você esperar até o último minuto, pode ser quase impossível que o prazo seja cumprido. Isso não vai agradar ao seu chefe. 

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